5 Tips Zoom untuk Mencegah Kesalahan Saat Rapat

AKURAT.CO Zoom kini menjadi bagian penting dalam kehidupan kerja kita. Meski Anda mungkin sudah familiar dengan fitur dasar seperti berbagi layar dan obrolan, ada banyak fitur lain yang bisa Anda manfaatkan.

Zoom memiliki berbagai alat bawaan yang bisa membantu Anda sebelum, selama dan setelah rapat, termasuk fitur kolaborasi dan aksesibilitas serta integrasi AI baru. Sebagian besar alat ini tersedia dalam paket gratis dan dapat meningkatkan produktivitas rapat Anda.

Berikut lima tips Zoom untuk membuat rapat virtual lebih efisien dan menyenangkan:

1. Siapkan pengaturan Zoom sebelum rapat

Hindari gangguan dengan menyesuaikan pengaturan Zoom sebelum rapat dimulai. Beberapa hal yang perlu diperiksa:

- Otomatis menonaktifkan mikrofon dan kamera saat bergabung ke rapat baru dengan mengakses Pengaturan > Video dan Audio. Centang opsi 'Hentikan video saya saat bergabung' dan 'Matikan mikrofon saya saat bergabung'.

- Periksa latar belakang video Anda. Anda bisa memburamkan atau memilih latar belakang virtual melalui Pengaturan > Latar Belakang & Efek.

-Sesuaikan sudut kamera agar terlihat profesional. Anda bisa meletakkan laptop di atas beberapa buku atau dudukan kecil agar kamera sejajar dengan mata.

- Lakukan uji coba berbagi layar atau memutar video dengan rekan kerja atau anggota keluarga sebelum rapat dimulai.

2. Integrasikan kalender Anda

Dikutip dari Cnet.com, Minggu (14/7/2024), menghubungkan Zoom dengan kalender membantu Anda tetap terorganisir dan mencegah pemesanan ganda.

Zoom akan menampilkan jadwal rapat Anda dan memungkinkan Anda bergabung dengan mudah saat waktunya tiba. Untuk menghubungkan kalender, buka Zoom dan pilih Kalender dari menu atas, lalu pilih klien email Anda dan masuk.

3. Gunakan fitur aksesibilitas

Zoom memiliki fitur aksesibilitas seperti teks otomatis, widget tampilan font dan video, serta peringatan pembaca layar. Anda dapat menyesuaikan ukuran, warna dan tampilan teks di layar.

Selain itu, tambahkan terjemahan di Pengaturan > Aksesibilitas. Edit nama tampilan untuk menyertakan kata ganti atau jabatan dengan klik 'Ganti Nama' di menu tarik-turun saat rapat atau melalui Pengaturan > Profil > Edit Profil Saya.

4. Manfaatkan AI Companion

Jika Anda menggunakan Zoom versi berbayar, gunakan AI Companion sebagai asisten rapat. AI Companion membantu Anda mengejar ketinggalan jika melewatkan rapat dengan menyediakan ringkasan poin-poin utama.

AI ini bekerja dalam obrolan pribadi, jadi peserta lain tidak akan melihat pertanyaan Anda. Pengguna paket gratis mendapatkan satu ringkasan gratis.

5. Berkolaborasi dengan papan tulis Zoom

Zoom memudahkan kolaborasi melalui fitur papan tulis yang memungkinkan melihat dan mengedit konten bersama. Anda juga dapat menghubungkan aplikasi seperti Asana, Jira, Azure, Google Drive dan Microsoft OneDrive untuk mengakses file tanpa meninggalkan Zoom.

Dengan menerapkan tips-tips ini, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan Zoom dan membuat rapat lebih efektif serta produktif. Selamat mencoba!